Contabilidade para Hotéis em Boituva
Todas as empresas em Boituva e no Brasil seguem os mesmos princípios contábeis fundamentais, mas sua aplicação varia entre as indústrias. Como a indústria da hospitalidade tem algumas peculiaridades financeiras únicas, a contabilidade par hotel pode ser particularmente intensiva.
Se você é dono de um hotel, aqui está o que você deve saber sobre contabilidade para o seu negócio, incluindo o que o separa da contabilidade em outras indústrias, os obstáculos mais significativos que você vai enfrentar, e algumas práticas recomendadas que podem minimizar seus problemas.
Como a contabilidade do hotel é diferente?
O desafio fundamental da contabilidade para as operações hoteleiras é relativamente simples. Em termos simples, há muito mais dados financeiros para documentar, organizar e analisar no setor de hospedagem do que na maioria dos outros.
As regras não são mais sofisticadas do que o habitual, mas administrar um negócio hoteleiro lucrativo muitas vezes requer gerenciar muitos fluxos de renda diferentes e um conjunto diversificado de despesas.
Embora os aluguéis de quartos sejam a principal oferta de um hotel, seus fluxos de receita suplementar ainda podem ser significativos. Eles geralmente têm seus próprios custos únicos, e executá-los pode exigir a contabilidade para eles separadamente.
Além disso, as atividades hoteleiras são praticamente infinitas e geram transações todos os dias do ano. Ao contrário de outros negócios que fecham no final do dia e fecham totalmente por alguns dias por semana, os hotéis fazem negócios em todas as horas e todos os dias do ano.
Como resultado, tudo, desde a manutenção de registros financeiros organizados e precisos até a análise de dados operacionais para fins de tomada de decisão torna-se significativamente mais difícil.
Desafios contábeis enfrentados por hotéis
Em última análise, o principal desafio da contabilidade hoteleira é estabelecer sistemas que possam efetivamente organizar e analisar a quantidade esmagadora de dados envolvidos. Para ajudá-lo a enfrentar o problema, aqui está uma explicação mais aprofundada dos fatores que contribuem para ele.
Operações incessantes
Um dos contribuintes mais significativos para o desafio da contabilidade hoteleira é que os hotéis raramente fecham. Na maioria dos casos, os hotéis estão abertos para negócios 24 horas por dia, 365 dias por ano.
Afinal, sua oferta primária é um lugar para as pessoas ficarem, e há sempre demanda por isso. A demanda é muitas vezes ainda maior nos feriados, quando muitas outras empresas estão fechadas, uma vez que as pessoas tendem a viajar para longe de casa por volta desses dias.
Como resultado, os hotéis têm novas transações para lidar diariamente, o que cria uma pressão constante sobre os funcionários responsáveis pela manutenção dos registros financeiros. Por exemplo, isso normalmente requer uma “auditoria noturna”.
Agora um padrão na indústria hoteleira, a auditoria noturna é um processo pós-expediente que envolve confirmar status de quarto, documentar não-shows, conciliar transações de hóspedes e tudo o mais necessário para fechar os livros para o dia.
Múltiplas atividades não relacionadas
Os hotéis geram a grande maioria de suas receitas alugando seus quartos. No entanto, muitos deles têm vários fluxos de renda adicionais que variam de tangencialmente relacionados a completamente separados de sua oferta primária.
Por exemplo, as receitas dos hotéis podem vir de aluguel de quartos, serviço de quarto, aluguel de espaços de reunião, vendas de restaurantes e bares no local, taxas de manobrista e estacionamento, máquinas de venda automática, serviços de spa e massagem, lojas de presentes, frigobars no quarto, aluguel de filmes e muito mais.
Pode não fazer sentido explicar todas essas atividades separadamente. No entanto, se alguns são significativos o suficiente para impactar a rentabilidade, muitas vezes vale a pena quebrar as transações relacionadas para ajudar os gestores a lidar com elas de forma eficaz.
Por exemplo, um hotel com um bar popular no local precisaria acompanhar suas receitas e despesas separadamente para manter os suprimentos necessários para maximizar a lucratividade e a eficiência operacional.
Taxas de quarto variadas
Definir as diárias de quartos é um dos aspectos mais únicos e complexos da contabilidade hoteleira. Embora exista um software que possa organizar os dados necessários e ajudar com o desafio, ele não é perfeito, e a entrada humana ainda é muitas vezes necessária.
Mais uma vez, o escopo dos dados a considerar é o que torna isso tão desafiador. Por exemplo, todos os seguintes impactos sobre o preço ideal de seus quartos de hotel:
- Sazonalidade
- Dias da semana
- Preços dos concorrentes
- Expectativas do cliente
- Taxa de ocupação atual
- Preço mínimo para cobrir custos
Contabilizar todas essas variáveis ao definir preços é um processo delicado, mesmo para hoteleiros experientes que utilizam software de gestão hoteleira. Definir preços muito altos pode assustar os clientes, mas defini-los muito baixo significa deixar dinheiro na mesa.
Custos complexos de folha de pagamento
Poucas empresas têm uma equipe tão diversificada quanto o exército de trabalhadores que os hotéis precisam empregar para funcionar efetivamente. Por exemplo, mesmo um pequeno hotel com comodidades simples e ofertas precisaria contratar todos os seguintes:
- Equipe de recepção
- Empregadas
- Segurança
- Gestão
- Manobristas
- Equipe culinária
Além das muitas funções diferentes que precisam cumprir, esses trabalhadores muitas vezes têm formatos de remuneração muito diferentes. Os hotéis geralmente têm trabalhadores em tempo integral e meio período, com algumas dicas de recebimento e outras não.
Infelizmente, os hotéis precisam prestar contas desses custos trabalhistas com precisão e temporizado para que seus gerentes possam trabalhar efetivamente. Caso contrário, eles correm o risco de desperdiçar dinheiro com excesso de pessoal por períodos lentos ou sobrecarregando os funcionários por falta de pessoal em tempos de trabalho.
Aumento dos requisitos contábeis gerenciais
Outra razão pela qual a contabilidade pode ser mais desafiadora para os hotéis do que para outros negócios é que há uma necessidade maior de processos contábeis gerenciais no setor hoteleiro.
A contabilidade gerencial envolve organizar seus relatórios financeiros de uma forma que ajude os gestores a tomar decisões inteligentes de negócios, e é essencial para os hotéis. Eles precisam de informações financeiras para definir as taxas de quarto, contratar funcionários e determinar orçamentos.
Para eles fazerem isso efetivamente, você não pode juntar as atividades do seu hotel. Ele obscurece os números relevantes para fluxos de renda individuais, e os gerentes de hotéis precisam de dados contábeis mais específicos do que os totais de receita e despesas.
Como resultado, uma parcela significativa da contabilidade hoteleira envolve a correspondência de transações com as atividades corretas para que os gestores possam gerar os relatórios financeiros necessários para fazer escolhas inteligentes.
Melhores práticas para contabilidade hoteleira
A contabilidade do hotel pode ser desafiadora, mas você pode mitigar muitos dos problemas mais problemáticos com preparação, organização e automação. Aqui estão algumas práticas recomendadas que você deve seguir para garantir que seu sistema de contabilidade seja o mais eficiente possível.
Escolha uma base contábil cuidadosamente
Os hotéis podem escolher entre usar o dinheiro ou métodos de acumulação de contabilidade. Ambos têm prós e contras, mas a melhor opção depende principalmente do tamanho da sua operação. Se você escolher incorretamente, você pode causar problemas contábeis significativos mais tarde.
O método de caixa envolve reconhecer receitas quando você recebe pagamentos e deduzir despesas quando você as paga. Geralmente é mais fácil de implementar, mas também é o menos preciso dos dois.
Geralmente faz um trabalho melhor de medir os fluxos de caixa da sua empresa do que sua rentabilidade real. Como resultado, geralmente é apenas adequado para pequenos hotéis, como cama e café da manhã.
Enquanto isso, o método de acumulação envolve reconhecer receitas quando você as ganha e deduzir despesas quando você as incorre. Também exige que você mantenha o controle de suas contas a pagar e receber.
Essas complexidades adicionais dificultam a execução, mas as demonstrações financeiras de acréscimo pintam um quadro mais preciso da rentabilidade e da posição financeira do seu negócio. Gestores, investidores e credores preferem por essa razão.
Como resultado, a contabilidade de acumulação é muitas vezes melhor para negócios hoteleiros maiores e mais sofisticados. Tenha isso em mente se você planeja escalar sua operação de hotel ao longo do tempo.
Você pode querer usar o método de dinheiro no início, em seguida, mudar para o acúmulo à medida que você cresce, mas a troca pode ser difícil. Se você planeja usar o acréscimo eventualmente, talvez seja melhor fazê-lo desde o início.
Aproveite o software
A contabilidade pode ser um dos aspectos mais intensivos da contabilidade hoteleira. Teoricamente, envolve a menor quantidade de pensamento crítico, mas o volume, a diversidade e o fluxo interminável de transações dificultam o manuseio manual da função.
Como resultado, o software contábil é essencial para acompanhar as atividades do seu hotel de forma eficiente. No entanto, embora as ferramentas genéricas sejam eficazes para muitas pequenas empresas, elas podem não atender aos requisitos complexos de muitos hotéis.
Quanto mais seu negócio crescer, maior a probabilidade de você precisar de soluções avançadas do setor. Por exemplo, se você está executando um grupo de hotéis, você precisará de um sistema de gerenciamento de propriedades que possa lidar com todas as suas localizações a partir de um único painel.
Felizmente, muitas opções de software de contabilidade de hotéis existem com uma ampla gama de recursos. A solução contábil certa dependerá de sua pilha de tecnologia, nível de sofisticação e expectativas de crescimento, então explore minuciosamente suas escolhas.
Se você optar por uma opção menos abrangente para manter o custo baixo, você pode precisar suplementá-lo com ferramentas adicionais, como folha de pagamento, reserva ou software de ponto de venda. Mantenha essas despesas potenciais extras em mente enquanto você compra.
Otimize sua auditoria noturna
Os hotéis geralmente precisam realizar auditorias noturnas para garantir a exatidão de seus registros financeiros complexos. Isso envolve tomar medidas como confirmar status de quarto, postar cobranças de quartos e preparar relatórios de gestão financeira.
Como essas auditorias são uma ocorrência diária e fundamental para o sucesso da sua função contábil, vale a pena ter tempo para otimizá-las. Caso contrário, eles podem se tornar um dos aspectos mais tediosos e demorados do seu negócio.
Para tornar o processo o mais eficiente possível, considere fazer o seguinte:
- Sistematizando seu treinamento de auditoria noturna
- Documentando instruções passo a passo para o processo
- Treinamento de vários funcionários para completar auditorias noturnas
- Investir em software para automatizar as auditorias o máximo possível
Como essas reconciliações precisam acontecer todas as noites, você não quer contar com um membro da equipe contábil para completá-las. Eles não estarão disponíveis todos os dias do ano, mas seu hotel tem que estar.
Além disso, você quer que seja relativamente fácil treinar alguém novo para concluir o processo. Caso contrário, perder um ou dois membros-chave da equipe pode prejudicar seu departamento contábil.
Obter ajuda especializada
Quase todos os negócios podem se beneficiar de serviços contábeis especializados, e hotéis não são exceção. Administrar um hotel é mais do que um trabalho em tempo integral, então você provavelmente precisará pagar outros para lidar com as necessidades contábeis mais sofisticadas do seu negócio.
Além do gerente contábil responsável pelo registro de transações diárias e outras atividades de escrituração contábil, é melhor obter assistência de um Contador em Boituva-SP com conhecimento em serviços contábeis de hotéis.
Além de verificar a exatidão do seu balanço patrimonial e demonstração de resultados, eles podem fornecer planejamento tributário personalizado, fluxo de caixa e análise financeira, orçamento e serviços de previsão.
Uma das melhores maneiras de obter esse tipo de serviços contábeis sem pagar por outro contador de hotéis em tempo integral é contratar uma contabilidade em Boituva-SP. Apenas certifique-se de escolher um com experiência nos desafios exclusivos da contabilidade da hospitalidade.
